Unidad de Archivo Institucional
¿Qué es un Archivo institucional?
Los Sistemas Integrales de Archivos se definen como un conjunto de archivos que tienen por objeto controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso y destino final de los documentos que se encuentran en los archivos institucionales de los sujetos obligados.
¿Cómo está conformado el sistema institucional de archivos?
El Sistema Institucional de Archivos, está conformado por los documentos que habiendo concluido su trámite y luego de haber sido valorados, sean transferidos por la Unidad de Archivos de Trámite a la Unidad de Archivo de Concentración para su conservación precautoria de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental del ente público.
¿Cuál es la diferencia entre biblioteca y archivo?
Sin embargo, existen algunas diferencias importantes entre ellas: Las bibliotecas conservan ejemplares de libros y publicaciones periódicas. La mayoría de los materiales de archivo son raros, únicos u originales . A menudo provienen directamente de sus creadores originales, creados en el proceso de su trabajo o vida personal.
¿Cuáles son las etapas del ciclo vital de un archivo institucional?
El ciclo vital del documento es la denominación que se le da a las distintas fases o etapas que pasa el documento, desde su creación hasta su eliminación o selección para su custodia permanente y se establece en función de los valores de los documentos y frecuencia de uso.
¿Qué es el Sistema Institucional de Archivos (SIA)?
El Sistema Institucional de Archivos (SIA) es “El conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental”.
Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados formarán parte del sistema institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y cronológica, y relacionarse con un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos, en los términos que establezca el Consejo Nacional de Archivos y las disposiciones jurídicas aplicables.
Es importante señalar que las instituciones deben tener un sistema institucional para la administración de sus archivos. Las mismas instituciones son las responsables de la organización, conservación y buen funcionamiento de su sistema institucional de archivos.
¿Qué es el ciclo vital del documento?
El ciclo vital del documento es la denominación que se le da a las distintas fases o etapas que pasa el documento, desde su creación hasta su eliminación o selección para su custodia permanente y se establece en función de los valores de los documentos y frecuencia de uso.
Las fases o etapas que conforman el ciclo vital del documento son:
Archivo de trámite: es aquel donde se reúne la documentación que se encuentra en gestión, en busca de solución a los asuntos iniciados, la cual es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que lo soliciten.
Archivo de concentración: es aquel donde se agrupan los documentos transferidos por las áreas administrativas, una vez que se finalizó su trámite, pero siguen siendo vigentes con objeto de consulta por las propias áreas.
Archivo histórico: es aquel donde se resguarda la documentación que transfiere el archivo de concentración, sólo los documentos con valor permanente.
¿Quiénes lo integran?
De conformidad con lo establecido el Sistema Institucional deberá integrarse por:
Un área coordinadora de archivos, y
Las áreas operativas siguientes:
- De correspondencia;
- Archivo de trámite, por área o unidad;
- Archivo de concentración, y
- Archivo histórico, en su caso, sujeto a la capacidad presupuestal y técnica del sujeto obligado.